专门网五周年庆华东分会场 聚会总结

下半辈子

报告内容：

2006-11-25 上海作为华东区主要城市之一，是此次五周年聚会华东区的举办城市。会议筹备工作从2006年11月1日开始，历时25天（期间，因为个人工作原因，暂停一周，实际筹备时间2周半），在华东区热心网友的支持和协助下，圆满召开。

会议前期工作中，首先确定的是会议场址——由新蛋中国免费提供满足60人的多媒体阶梯会议室一间，满足20人的圆桌备用会议室一间。事实证明，多媒体阶梯会议室的承载能力和多媒体功能都比预期的要好。此不得不说是此次聚会最大的一个亮点。


其次，我们同时开帖招募志愿者，调查出席人员，统计奖品赞助和网友贡献奖品。当时，志愿者报名非常积极，赞助的奖品数量也节节高攀。而出席人员情况调查则对网友感兴趣的话题，起到了很好统计效果，在此基础上，我们的流程安排，会议内容也有了依据。

再次，五周年聚会前，网站管理员HOPE做了一个报名系统。这个系统在此次聚会人员的统计工作中，提供了极大的方便。我可以直接从数据表中导出excel表格，在此基础数据库上，适用于调整成任何形式的统计单，比如网友赞助清单，网友出席情况清单，网友关注话题清单，志愿者联系方式及工作安排清单等等。

华东区此次聚会最后一个不得不提的方面，是此次聚会的奖品。由于此次聚会，无论是深圳还是上海，我们都有赞助商提供可观的奖品。统计起来，我们的纪念品有专门网定制的标签，胸卡，键盘刷，以及新蛋提供的玩偶娃娃，和新蛋网站acer购物电子代购券。而作为抽奖所参与的奖品，竟数量多达34份。基本每2个人中，就有一个获奖。（奖品清单见附件）
这也使得现场互动配合良好。



会议的顺利进行和所有支持此次聚会的协调工作的志愿者分不开，其中drculax负责现场横幅，会议文具和考题策划且在策划初期提了不少意见, suker负责现场摄影, endless-rain 和“没故事的男孩”负责签到以及会议现场协助, “温暖你的手”负责现场食品饮料的采购运输，小管负责奖品运输，油条负责会议背景以及考题PPT制作，pangzi负责现场财务管理；至于黄振宇（负责所有和新蛋方面的沟通事宜，并安排VISTA演示人员），和microfox（精彩的版主致词）作为版主，付出的努力自不必说。其他还有好多志愿者提前到达会场帮忙出人出力他们的ID此不一一列举，这里谢过大家。



但是，由于我聚会组织经验不足，此次聚会的缺点漏洞和需要改进的地方也很明显：

与会人数统计误差
由于过分依赖此次聚会报名统计数据库，造成我对于此次聚会规模错误估计。实际到场人数为仅全部报名人数的62％。以至于会议用品准备超支（铅笔，饮料，食品）。不过好在超支还在可控制范围之内，与会人员所交纳的会费，已可以承担大部分会议费用。不过下次聚会的预测，需要进一步提高准确度。


工作人员安排不到位
在招募志愿者初期，由于报名者众多，我把工作面铺得太开，且在没有任何确定信息的情况下，就安排工作。而到实际情况中，有的志愿者由于实际工作情况，不一定都能够按照预期的目标完成任务，此导致策划工作一度混乱。这是我工作安排的失误。以后对于此类聚会的工作人员组的安排和协调工作，还需要加强。

现场协调问题
现场的统筹人员不足是一个问题。同时作为聚会策划者，和主持，在会议现场显然有些力不从心。而实际上，我们应该有一个现场秘书协助主持人，且指挥现场其他工作人员的行为。这个人员这次被忽视了，下次应该由策划人员担当现场指挥的角色，而需要换一个更专业一点的主持人。


主持力量缺乏
在上一点已经提到主持人的问题。主持并不是我擅长，主持聚会也是硬着头皮上，对现场气氛调动心有余而力不足。下次聚会，华东区需要找个性格外向，形象好声音好经验足的主持才能更好的带动现场气氛，让场上场下完美互动。

技术内容不足
这是网友普遍反应的一个问题，作为技术网站的周年庆聚会得到这个评价实在是让我汗颜。对此，我总结出2点原因：
1）        聚会时间比较短。聚会时间，前后加起来统共3个小时，其中要安排版主发言，网友发言，网友介绍，赞助商发言，还有4～5轮大小抽奖，剩下的时间，只够安排一个讲座（VISTA演示），一次thinkpad问答题竞赛，和半个小时不到的网友自由提问交流时间。这点时间的对带来许多问题的网友，明显不够。
2）        专门网的技术力量没有利用好。华东区的技术强人不在少数。基于聚会人员调查上，我们可以拿到好几个讨论话题。如果时间充裕，我们应该招集一些技术能力比较强的网友，安排做一些技术互动活动。这需要我们提前安排话题，网友积极响应，现场视频设备配合的话，我想可以实现。

网友交流时间没有主题
本次聚会大半的活动进程安排都比较饱满，也留出了合理的周旋时间。只是在活动最后，网友自由交流的时间里面，有些松散。由于无主题交流，使得现场有些网友有点茫然。对于这种情况，也许我们用更多的技术互动活动可以补足，或者有其他更好的建议，等待大家提点。


策划内容不详细
策划内容还不够详细。好在我自己写的策划自己主持，所以对部分细节心里有数。但是，这就导致了其他工作人员的配合不足。所以，接受教训，下次的需要更详细和细节化的策划，分工明确，连现场登记人员也要提前安排好，对现场奖品流向做好统计。当然，仅仅有策划是不够的，这还需要其他工作人员更好的配合。所以，工作人员需要提前碰头，相互沟通，讨论配合细节。

以上是我对此次聚会的总结报告。希望专门网发展能栀子开花节节高，而我们的庆典聚会水平也能越来越高。


[ 本帖最后由 下半辈子 于 2006-11-29 10:09 编辑 ]

zfzwoods

下版太谦虚了，我觉得这次挺开心的

总结经验，以后会越办越好

如果有机会，我一定要参加10周年的聚会

song_1118 - T50-3

===========
    总结得好！
    图文并茂！

    可以加精华了，已备以后参考。

姑苏客

不错的聚会，遗憾没能过去，认识一些从未谋面的老朋友

bio

下版的总结做得真不错啊!

halfpast7

不错不错，不知道明年有没有了？如果有可不能再错过了~

没故事的男孩

下次偶报名做主持，不过要给偶安排个mm搭档，嘿嘿

raysonpak

多媒体会议室的功能没有发挥出来。座位的话筒很少人使用。。

ybyan

我是认错来的：）

rickyhu

QUOTE:

原帖由 ybyan 于 2006-11-28 23:34 发表
我是认错来的：）

相信大家都能理解，呵呵

no5

下版辛苦了。

Stendhal

图文并茂，非常棒啊。值得我们学习！

rickyhu

希望越办越好！！！

hs2003

版主就是不一样，总结得非常的好，今年要是评个优秀版主奖非夏版莫属

小管

总结的不错。

skynicy

上海新蛋的办公条件就是比成都新蛋好

buck

会议非常成功，下辈子组织能力要竖拇指

BTW：拿大奖的感觉那是相当的好 ：）

altair

交流时间稍少了点，：）不过大家都很非常开心，感谢筹备者的工作

leo_nj

人民的眼睛是雪亮的。

diomandcold

哟，都有总结啊？

冷板凳

呵呵，老大可以颁奖给版主

myjoys

总结得太好了

花生的花

不错，越来越有味道了……

anyhappycfl

都是老鸟了,技术上的优势肯定体现不出来了,想起两年前,呵呵,"赶热闹"~!

xiaoxu21

下版辛苦了.

sunanddog

华东区的聚会非常不错,阿下明显很谦虚.整个帖子写得非常清楚,赞一个

ybyan

阿下写得真好。

布纳纳

呵呵!感觉这次聚会蛮开心的,希望明天可以和大家更加的熟悉!